DATENSCHUTZINFORMATION für Gäste
Wir nehmen unsere Verantwortung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich unter Einhaltung der jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzrechts. Wir ergreifen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Ihre Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Missbrauch oder sonstige unzulässige Verarbeitung zu schützen.
Diese Datenschutzinformation klärt Sie darüber auf, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.
Verantwortlicher für die jeweils beschriebene Verarbeitung ist:
we gmbh
Flugplatzstraße 52
5700 Zell am See
legal@we.rent
+43505383800
1. Woher stammen die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit einer Buchungsanfrage, Reservierung oder Beherbergung mitteilen.
Daten können außerdem stammen von:
- mitreisenden Personen oder der buchenden Person;
- Reiseveranstaltern;
- Buchungsplattformen;
- dem Liegenschaftseigentümer;
- Zahlungsdienstleistern;
- Dienstleistern, die an der Betreuung des Objekts beteiligt sind;
- Personen, die Schäden, Beschwerden oder sonstige Vorkommnisse melden.
2. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden von uns verarbeitet?
Je nach konkreter Buchung und Abwicklung können verarbeitet werden:
- Name;
- Kontaktdaten;
- Rechnungs- und Zahlungsdaten;
- Buchungs-, Anreise- und Abreisedaten;
- Anzahl der Gäste;
- Angaben zum gebuchten Objekt;
- Kommunikationsdaten;
- Angaben zu Sonderwünschen und Zusatzleistungen;
- Angaben zu Schäden, Beschwerden und Reklamationen;
- Kautions- und Rückabwicklungsdaten;
- gesetzlich erforderliche Meldedaten;
- Daten über Einwilligungen und Widerrufe;
- technische Daten bei Nutzung von Online-Portalen oder digitalen Check-in-Verfahren.
3. Auf welchen Zwecken und Rechtsgrundlagen basieren die Verarbeitungen?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, wenn eine Rechtsgrundlage besteht. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
Buchungsanfrage und Vertragsabschluss
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Reservierung, zum Abschluss und zur Durchführung des Vermittlungs- und Beherbergungsvertrags.
Dazu gehören insbesondere:
- Bearbeitung der Buchungsanfrage;
- Reservierungsbestätigung;
- Zahlungsabwicklung;
- Kommunikation vor, während und nach dem Aufenthalt;
- Organisation des Check-in und Check-out;
- Abwicklung von Stornierungen und Änderungen;
- Organisation von Reinigung und Hausbetreuung;
- Abwicklung von Kautionen;
- Bearbeitung von Beschwerden und Schäden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich ist.
Gesetzliche Verpflichtungen
Wir verarbeiten Ihre Daten, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, insbesondere für:
- Buchhaltung und Rechnungslegung;
- steuerliche Zwecke;
- gesetzliche Aufbewahrung;
- behördliche Meldungen und Auskünfte;
- gesetzlich vorgeschriebene Dokumentations- und Nachweispflichten.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Berechtigte Interessen
Wir verarbeiten Ihre Daten außerdem, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, insbesondere für:
- IT- und Datensicherheit;
- Verhinderung von Missbrauch;
- Dokumentation von Schäden;
- Bearbeitung von Reklamationen;
- Beweissicherung;
- Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen;
- Qualitätskontrolle und Verbesserung der Abläufe.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Marketing
Für eigene Marketingmaßnahmen verarbeiten wir Ihre Daten nur, soweit hierfür eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Je nach Kommunikationskanal kann eine gesonderte Einwilligung erforderlich sein.
Soweit Sie unseren Newsletter oder elektronische Werbung ausdrücklich abonniert haben, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO.
Soweit wir Bestandskunden im gesetzlich zulässigen Umfang über eigene ähnliche Leistungen informieren, kann die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO gestützt werden.
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit widersprechen. Im Fall eines Widerspruchs werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet.
Franchise-System, Qualitätssicherung und Systemadministration
Wir betreiben unser Unternehmen im Rahmen eines Franchisesystems, Franchisegeber ist
we gmbh
Flugplatzstraße 52
5700 Zell am See
legal@we.rent
+43505383800
Wir, der Franchisenehmer, verarbeiten Gästedaten grundsätzlich für unsere eigenen vertraglichen und organisatorischen Zwecke.
Der Franchisegeber verarbeitet Daten für eigene Zwecke, insbesondere für:
- die Verwaltung des Franchisesystems;
- die Betreuung des Franchisevertrags;
- zentrale Qualitäts- und Abrechnungsprozesse;
- IT- und Systemsicherheit;
- die Erfüllung eigener gesetzlicher Verpflichtungen;
- eigene Marketingmaßnahmen, sofern hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.
Sollte der Franchisevertrag enden und der Franchisegeber die Geschäftsbeziehung mit Ihnen fortführen, gelten im Übrigen die Bestimmungen dieser Datenschutzinformation für den Franchisegeber fort.
Rechtsgrundlage ist je nach Verarbeitung Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, soweit berechtigte Interessen an einem einheitlichen, sicheren und effizienten Franchisesystem bestehen, oder Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, soweit eine Einwilligung erforderlich ist.
4. Welche Folgen hat es, wenn wir Ihre Daten nicht verarbeiten können?
Im Rahmen einer bestehenden oder angebahnten Vertragsbeziehung müssen bestimmte personenbezogene Daten verarbeitet werden, damit wir unsere vertraglichen Verpflichtungen erfüllen und Ihnen unsere Leistungen anbieten können. Andernfalls kann der Vertrag nicht erfüllt werden.
Die Bereitstellung von Daten für Newsletter, elektronische Werbung oder bestimmte freiwillige Zusatzleistungen ist freiwillig. Wenn Sie hierfür keine Daten bereitstellen oder eine Einwilligung widerrufen, können wir Ihnen diese freiwilligen Informationen oder Zusatzleistungen nicht mehr bereitstellen.
5. Wie lange werden Ihre Daten verarbeitet?
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Verjährungsfristen, Nachweisinteressen oder laufende Verfahren eine längere Speicherung erfordern.
Grundsätzlich gelten folgende Speicherfristen:
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Datenart
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Speicherdauer
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Vertrag- und Buchungsdaten
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für die Dauer des Vertrages und darüber hinaus bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungs-, Gewährleistungs-, Verjährungs- oder Nachweisfristen
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Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsdaten
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entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
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Marketingdaten
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Zwei Jahre nach letztem Kundenkontakt, außer einem früheren Widerspruch bzw eines früheren Einwilligungswiderruf
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Werbewidersprüche
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solange erforderlich, um den Widerspruch dauerhaft zu beachten
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Darüber hinaus können Daten bis zur Beendigung allfälliger Rechtsstreitigkeiten verarbeitet werden, sofern sie als Beweismittel benötigt werden.
6. Werden Ihre Daten weitergegeben?
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und die Weitergabe für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Empfänger personenbezogener Daten können insbesondere sein:
- Franchisegeber und mit dem Franchisesystem verbundene Stellen, soweit dies für Systembetrieb, Qualitätssicherung, Verwaltung oder vertragliche Zwecke erforderlich ist;
- IT-Dienstleister, Softwareanbieter, Hosting-Provider, App- oder Buchungssystemanbieter;
- Zahlungsdienstleister, Banken und Inkassodienstleister, soweit dies zur Zahlungsabwicklung oder Forderungsbetreibung erforderlich ist;
- Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Buchhaltungsdienstleister;
- Rechtsanwälte, Gerichte, Behörden und sonstige öffentliche Stellen;
- Versicherungen, soweit dies zur Schadensabwicklung erforderlich ist;
- Trainerinnen und Trainer, freie Mitarbeiter oder sonstige Erfüllungsgehilfen, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist;
- Marketing- und Kommunikationsdienstleister, soweit dies für zulässige Werbung oder Newsletterversand erforderlich ist;
- Wartungs- und Sicherheitsdienstleister, soweit dies für den Vermietungsbetrieb, Zutrittssysteme oder Sicherheitsmaßnahmen erforderlich ist.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nicht.
7. Einwilligung, Recht auf Widerruf und Altersbeschränkung
Einwilligung und Widerruf
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Der Widerruf kann insbesondere erfolgen:
- per E-Mail an: legal@we.rent
- schriftlich an: Flugplatzstraße 52, 5700 Zell am See
- über einen Abmeldelink in einem Newsletter, sofern vorhanden;
- über die hierfür bereitgestellten Funktionen in einer App oder einem Kundenportal, sofern vorhanden.
Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Nach Widerruf werden die betroffenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine andere Rechtsgrundlage für eine weitere Verarbeitung besteht, insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Nachweis- und Verteidigungsinteressen.
8. Welche Rechte haben Sie?
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft gemäß Art 15 DSGVO;
- Recht auf Berichtigung gemäß Art 16 DSGVO;
- Recht auf Löschung gemäß Art 17 DSGVO;
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art 18 DSGVO;
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art 20 DSGVO;
- Recht auf Widerspruch gemäß Art 21 DSGVO;
- Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
Insbesondere haben Sie das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung auf Art 6 Abs 1 lit f DSGVO gestützt wird. Werden Ihre Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, steht Ihnen das Widerspruchsrecht jedenfalls zu. Im Fall eines Widerspruchs gegen Direktwerbung werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Zwecke der Direktwerbung verarbeitet.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden:
we gmbh
Flugplatzstraße 52
5700 Zell am See
legal@we.rent
+43505383800
9. Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche verletzt wurden, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu erheben.
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: https://www.dsb.gv.at/
10. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Wir setzen grundsätzlich keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen ein, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.
Soweit im Rahmen digitaler Systeme, Apps, Kundenportale, Trainingssoftware oder Marketingtools Auswertungen erfolgen, dienen diese grundsätzlich der Verwaltung, Verbesserung, Individualisierung oder Bewerbung unserer Leistungen. Eine automatisierte Einzelentscheidung mit erheblicher rechtlicher Wirkung erfolgt dadurch nicht, sofern wir nicht gesondert darüber informieren.
11. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, unbefugter Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen.
Hierzu gehören je nach Verarbeitung insbesondere:
- Zugriffsbeschränkungen und Berechtigungskonzepte;
- Passwort- und Authentifizierungsmaßnahmen;
- Verschlüsselung oder gesicherte Übertragung, soweit angemessen;
- Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge;
- Schulung und Vertraulichkeitsverpflichtung von Mitarbeitern;
- sorgfältige Auswahl und Kontrolle von Dienstleistern;
- Sicherung von IT-Systemen und Datenbeständen;
- regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Maßnahmen.
12. Änderung dieser Datenschutzinformation
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation anzupassen, wenn dies aufgrund rechtlicher, technischer oder organisatorischer Änderungen erforderlich ist.
13. Website-Nutzung, Online-Portale und KI-Chatbot
Zusätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Website, Online-Portale oder sonstige digitale Dienste nutzen.
Hierzu zählen insbesondere technische Daten, die bei der Nutzung anfallen (z.B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browsertyp und -version, Gerätedaten, Cookies und vergleichbare Tracking-Technologien), sowie Daten, die Sie über Online-Formulare, Eigentümerzugänge oder sonstige digitale Funktionen eingeben.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Darstellung der Website und Online-Portale;
- Gewährleistung von IT- und Datensicherheit, insbesondere zur Verhinderung von Missbrauch und zur Sicherung von Systemen;
- statistische Auswertung zur Verbesserung unseres Angebots;
- Bearbeitung von Anfragen über Kontaktformulare oder digitale Kommunikationswege;
- Organisation und Verwaltung von Buchungen, Auszahlungen und sonstigen Eigentümerleistungen über digitale Systeme.
Rechtsgrundlage ist je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit berechtigte Interessen an einer sicheren, effizienten und nutzerfreundlichen Bereitstellung unserer digitalen Dienste bestehen. Soweit für einzelne Analyse- oder Marketingfunktionen eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
KI-gestützter Chatbot
Auf unserer Website kann ein KI-gestützter Chatbot zur Verfügung stehen, der der allgemeinen Information, Unterstützung und Kommunikation mit Nutzern dient. Der Chatbot verarbeitet die von Ihnen eingegebenen Inhalte automatisiert, um Anfragen zu beantworten und die bereitgestellten Informationen kontextbezogen auszuwerten.
Der Chatbot dient insbesondere der Beantwortung allgemeiner Fragen zu unseren Leistungen, Objekten und Prozessen, der Unterstützung bei Buchungen und Reservierungen sowie der Entgegennahme von Wünschen und Meldungen. Eine individuelle Rechts-, Steuer- oder sonstige Fachberatung im Einzelfall erfolgt durch den Chatbot nicht.
Wir weisen darauf hin, dass Sie über den Chatbot keine sensiblen personenbezogenen Daten (insbesondere Gesundheitsdaten, Daten über strafrechtliche Verurteilungen, Bank- oder Kreditkartendaten) eingeben sollten, sofern dies nicht ausdrücklich vorgesehen ist.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Chatbots ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags dient (z.B. Klärung von Fragen zu einem Eigentümervertrag), sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit unser berechtigtes Interesse an einer effizienten und modernen Kommunikation mit Eigentümern und Interessenten besteht. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, stützen wir die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Chatbot-Anfragen können anonymisiert oder pseudonymisiert zu Analyse- und Verbesserungszwecken ausgewertet werden, um die Qualität der Antworten und die Nutzerfreundlichkeit des Systems fortlaufend zu verbessern.
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